Tiempo de conservación de documentos de prevención
El empresario tiene la obligación de elaborar y disponer durante un tiempo de conservación de documentos de prevención de riesgos laborales, los cuales pueden ser solicitados tanto por la autoridad laboral como por inspección de trabajo.
Las empresas cada año generan una gran cantidad de documentos tanto físicos (en papel) como en archivos electrónicos (base de datos), que, por motivos legales, están obligados a conservar durante un tiempo mínimo determinado.
Por cuánto tiempo se deben conservar los datos en materia de prevención de riesgos laborales antes de eliminarlos, es una de las dudas recurrentes de muchas empresas y profesionales. En este artículo vamos a ver cuál es el tiempo de conservación de los documentos de prevención.
¿Qué documentos se deben guardar?
- Planificación de la acción preventiva
- Plan de prevención y de emergencia
- Concierto con el servicio de Prevención
- Documentos de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan causado al trabajador una incapacidad laboral superior a 1 día de trabajo.
- Evaluación de riesgos para la seguridad y salud en el trabajo
- Documentación sobre formación a los trabajadores
- Relación de accidentes de trabajo
- Controles del estado de salud de los trabajadores
- Resultado de los controles periódicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores.
¿Cuál es el tiempo obligatorio de conservación de documentos de prevención?
Todos los documentos anteriormente mencionados, se deben almacenar durante 5 años. Esto se debe a que el R.D. 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba la LISOS, en su artículo 4 sobre preninscripción de las infracciones, en el apartado tercero, especifíca que “En materia de prevención de riesgos laborales, las infracciones prescribirán: al año las leves, a los tres años las graves y a los cinco años las muy graves, contados desde la fecha de la infracción”. No obstante, el R.D. 22 de agosto de 1885 por el que se publica el código de comercio, en su artículo 30, especifíca que “Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales”.
En conclusión, podemos ver que la obligación recae en mantener los documentos mencionados durante 5 años, pero se recomienda que sean 6 años.
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