El empresario tiene la obligación legal de conservar durante un tiempo determinado los documentos relacionados con la prevención de riesgos laborales. Estos documentos pueden ser solicitados tanto por la autoridad laboral como por la inspección de trabajo. Las empresas generan una gran cantidad de documentos, tanto en formato físico como digital, que deben conservarse durante un periodo mínimo para cumplir con las normativas legales.
Documentos que se deben conservar
Los principales documentos que deben almacenarse incluyen:
- Planificación de la acción preventiva.
- Plan de prevención y plan de emergencia.
- Concierto con el servicio de prevención.
- Documentos de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan causado al trabajador una incapacidad laboral superior a 1 día.
- Evaluación de riesgos para la seguridad y salud en el trabajo.
- Documentación sobre formación a los trabajadores.
- Relación de accidentes de trabajo.
- Controles del estado de salud de los trabajadores.
- Resultado de los controles periódicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores.
Tiempo obligatorio de conservación de documentos
La obligación legal es conservar estos documentos durante al menos 5 años. Esto se establece en el Real Decreto 5/2000, que aprueba la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS). Según el artículo 4, las infracciones en materia de prevención de riesgos laborales prescriben:
- 1 año para infracciones leves.
- 3 años para infracciones graves.
- 5 años para infracciones muy graves.
Además, el Código de Comercio (Real Decreto 22 de agosto de 1885) establece en su artículo 30 que los empresarios deben conservar «los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio» durante 6 años.
Recomendación final
Aunque la normativa de prevención de riesgos laborales exige la conservación de documentos durante 5 años, es recomendable mantenerlos al menos 6 años para cumplir con los requisitos adicionales del Código de Comercio y garantizar que la empresa esté preparada para cualquier inspección o requerimiento posterior.
Para cumplir con las normativas y evitar sanciones, las empresas deben almacenar los documentos relacionados con la prevención de riesgos laborales durante 5 años como mínimo, y preferiblemente 6 años para mayor seguridad y cumplimiento normativo.
