En Prevención de Riesgos Laborales (PRL) hay una verdad incuestionable: lo que no se anota, no existe.
En el día a día, muchas empresas implementan medidas preventivas, imparten formación, entregan Equipos de Protección Individual (EPIs) o realizan evaluaciones de riesgos… pero no siempre dejan constancia documental.
Y cuando llega una Inspección de Trabajo, un requerimiento de la autoridad laboral o incluso un procedimiento judicial, no basta con decir «lo hicimos». Hay que demostrarlo.
La importancia de dejar constancia documental en PRL
la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y su normativa de desarrollo (como el Real Decreto 39/1997, que aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención) son claras: el empresario debe no solo implementar medidas preventivas, sino documentar su existencia, implantación y seguimiento.
Además, la Directiva 89/391/CEE del Consejo Europeo establece la obligación general de garantizar la seguridad y salud de los trabajadores mediante la prevención y, muy importante, la trazabilidad de las actuaciones. Esto implica que cualquier acción preventiva debe poder ser acreditada en caso de inspección.
Ejemplos prácticos de documentación imprescindible
Formación en prevención de riesgos
Registro de asistentes firmado, indicando fecha, contenidos y formador.
Según el artículo 19 de la Ley de PRL, esta formación debe ser teórica y práctica, y su impartición debe acreditarse documentalmente.
Entrega de EPIs
Ficha o documento de entrega con firma del trabajador y referencia del equipo entregado.
El Real Decreto 773/1997 obliga a que el empresario proporcione los EPIs adecuados y pueda demostrar su entrega.
Evaluación de riesgos laborales
Informe actualizado y revisado periódicamente.
Obligatorio según el artículo 16 de la Ley 31/1995, que establece que la evaluación debe estar documentada y disponible.
Planificación de la actividad preventiva
Documento con las medidas a aplicar, responsables, plazos y seguimiento.
Si no hay evidencias escritas, se considera que no existe.
Por qué "lo que no queda por escrito, no existe"
la carga de la prueba recae sobre la empresa. Esto significa que, ante una reclamación, accidente o inspección, el empresario debe acreditar que cumplió con sus obligaciones preventivas.
No disponer de documentación supone riesgos como:
Sanciones económicas: Según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), no poder acreditar actuaciones preventivas puede ser considerado infracción grave o muy grave, con multas que pueden superar los 800.000 euros en los casos más extremos.
Pérdida de reputación: Un incumplimiento documentado (o la falta de prueba) puede dañar seriamente la imagen de la empresa.
Responsabilidad penal: En casos de accidente grave o mortal, la ausencia de evidencias preventivas puede derivar en responsabilidades penales para empresarios y directivos.
Costes indirectos: Paralización de la actividad, litigios, aumento de primas de seguros, etc.
Cómo implantar una cultura documental en prevención
Para evitar problemas, las empresas deben integrar en su cultura preventiva la máxima de registrar todo. Algunas recomendaciones:
Estandarizar plantillas de actas, registros y formularios.
Digitalizar la documentación para asegurar su conservación y rápida localización.
Formar a mandos intermedios para que comprendan la importancia de registrar cualquier medida preventiva.
Auditar periódicamente la documentación preventiva para detectar carencias.
Conclusión:
En prevención, las palabras se las lleva el viento, pero los documentos quedan.
Cumplir con la ley no es solo hacer prevención, sino poder probarla.
El principio es claro: la seguridad laboral se escribe, se firma y se archiva. Así se evitan sanciones, se protege la reputación y, sobre todo, se preserva la vida y salud de los trabajadores.
Porque en PRL, si no puedes demostrarlo… es como si no lo hubieras hecho.
